Servicios de digitalizacion de documentos,
facturacion electronica y Outsourcing
Despapelice su empresa de todo tipo de documentos,
facture electronicamente y desarrolle sus proyectos a medida.
Hemos crecido en una cultura donde nos han inculcado la costumbre de guardar todos los papeles "por las dudas". Esto ha hecho que cada uno de nosotros mantenga un archivo particular con todos los comprobantes que nos envían las empresas proveedoras de Servicios, los Organismos Oficiales para el pago de impuestos, y los que recibimos cuando compramos un bien (Factura, Remito, Garantía Escrita). Ahora, si llevamos esta cultura a las Empresas, además de la que estamos obligados a guardar por la reglamentación vigente (que en realidad, en muchos casos son solo un mito cultural) cada empleado intenta mantener un archivo particular por si le vienen a reclamar de otro sector. Es así, como aparece el arma mortal número uno: la fotocopiadora.
Se estima que cada legajo de documentación se encuentra duplicado, triplicado o cuadruplicado, distribuido en distintos sectores de la organización. ¿Cuánto espacio físico es necesario para albergar semejante cantidad de documentación? y ¿Cuál es su costo?. Se calcula que para un edificio de oficinas, el 12 %de espacio físico es destinado para archivo, no así en los edificios judiciales donde este porcentaje es superado ampliamente.
Las Instituciones de Salud, seguramente superan dicho porcentaje teniendo en cuenta que a la documentación administrativa se le suma la de las atenciones médicas (Historia Clínicas, Internado y Ambulantes, Informes de Diagnósticos etc).
¿Existe actualmente en su organización una herramienta que le permita resolver la administración de documentos?.
Nos encargamos de brindar los siguientes servicios:
Digitalizacion de Documentos:
La digitalizacion de documentos es el proceso por el cual un documento es transformado en una imagen fiel digital, pudiendo acceder al mismo desde múltiples ubicaciones sin necesidad de acudir al documento físico. Mediante Aplika-Indexing se pueden digitalizar documentos de forma sencilla, convirtiéndolos desde su formato en papel a una imagen fiel digital del mismo. Los documentos escaneados son indexados y almacenados en una base de datos de manera tal de permitir su acceso a los distintos sectores autorizados de la organización, así como los clientes o proveedores, vía Intranet o Internet, utilizando el modulo Aplika Consulting-Web con cualquier navegador web estandar, o desde un CD/DVD-ROM en el cual se encuentran auto contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta.
Data Entry:
Ofrecemos soluciones para la carga de datos, realizando tipeos de diversos documentos: archivos de imagen, libros, manuales, encuestas, etc. La carga de datos puede realizarse en formato de texto, número, alfanumerica.
Facturacion Electronica:
Se denomina facturacion electronica a los documentos comerciales generados por medios informáticos que reemplazan a los documentos físicos tradicionales en papel, conservando un idéntico valor legal.
Outsourcing:
Realizamos analisis y desarrollo de aplicaciones. En cualquier empresa donde exista un departamento de desarrollo informático encontramos un difícil equilibrio entre innovación y servicio. Tener personal calificado y disponible para proyectos informaticos es complejo por los modelos organizativos y los altos costos asociados. En Aplika Group nos hemos colocado en el centro de este problema, creando una empresa de arquitectura tecnológica y soporte al desarrollo en nuevas tecnologías. "Somos expertos en desarrollos Java y .Net".
Knowledge Discovery (datamining):
Ofrecemos soluciones de descubrimiento de conocimiento, o datamining. Datamining es un conjunto de métodos empleados para descubrir conocimiento en grandes colecciones de datos, con la idea de que hay más conocimiento en los mismos.
Evite la acumulación de documentos en papel y el riesgo que supone perder cualquier información valiosa. Evite y disminuya el uso de fotocopiadoras y el gasto que implica, fotocopiar documentos. Optimice su espacio de trabajo evitando el uso de grandes muebles para la ubicación de sus ficheros.
Servicios Principales
- Asesoramiento
- Despapelice su empresa, pudiendo al mismo tiempo consultar la información en forma inmediata y simultanea desde cualquier parte del mundo. Obtenga certificados digitales y Facture digitalmente.
- Modelo In House
- Donde la empresa que adopta la solución ubica nuestros sistemas en su propio servidor.
- Nuestros Servidores
- Utilización de nuestros servidores, permitiendo delegar el servicio de digitalizacion y publicación de documentos.
Algunos números:
- - Para archivar 100.000 hojas se necesita un espacio de 10 m2, en tanto que 100.000 imágenes ocupan un DVD.
- Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, mientras que una imagen digitalizada puede ser consultada de forma simultánea por varios usuarios autorizados.
- Digitalizar es la mejor manera de preservar y resguardar la información a través del paso del tiempo.
- Se calcula que el 35% del tiempo de los empleados transcurre improductivamente buscando y manejando documentos (una caja o gaveta normal de archivo contiene aproximadamente entre 2.000 a 4.000 hojas).
- El 7% de los documentos se pierde, mientras que el 15% esta mal guardados.
- El papel utilizado por todas las impresoras, fotocopiadoras y maquinas de fax existentes en un año, seria equivalente a un listado de papel que daría 289 vueltas a la Tierra.
- Una búsqueda manual de 10.000 documentos por un determinado tema, autor y rango de fechas demoraría 67 horas hombre.
- El costo de una fotocopia es mayor al de una imagen digitalizada, sin embargo, la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, mientras que la imagen digitalizada puede hacerlo a cualquier sistema automatizado.
